Cum ne-am automatizat procesul de contractare a clienților

După săptămâni de întoarcere și înapoi, potențialul dvs. a evaluat opțiunile și v-a ales. Prețul este convenit. Livrările sunt clare. Acum este timpul să o faceți oficial.

Pentru fiecare client nou care dorește ca ZebraByte să-și gestioneze conformitatea ca serviciu gestionat, avem nevoie de trei documente semnate:

• An Order Form recapitularea tranzacției: suma, livrările, data începerii, limitările, detaliile de semnare.

• A Mutual NDA protecting both sides.

• A Master Service Agreement (MSA) covering the full engagement.

Toate au nevoie de informații de semnătură, detalii ale contractului și semnături oficiale atât de la un reprezentant ZebraByte cât și de la reprezentantul clientului.

Am fi putut să completăm manual fiecare câmp din cele trei documente, să le imprimăm, să le semnăm și să le faxăm.

Ca să fiu sincer, nici eu nu am unul.

Așa că am mers cu semnăturile electronice. Este un spațiu reglementat dacă doriți ca semnătura să rămână legală. Am ales liderul bine-cunoscut: Docusign.

Iată ce am învățat să construim această conductă și de ce am reconstruit-o de două ori.

Phase 1: Docusign Templates and Doc-Gen Fields

Prima versiune a fost lansată pe n8n, our workflow automation tool.

Procesul a început cu colectarea informațiilor clienților necesare pentru contracte: denumirea legală a companiei, adresa sediului central, detaliile semnatarilor.

Am construit un formular de comandă simplu pe site-ul nostru. Când un prospect decide să meargă mai departe cu ZebraByte, le trimitem link-ul. Ei îl completează. Un prim flux de lucru n8n îmbogățește tranzacția în HubSpot cu acea informație și o mută automat la etapa "Contract trimis".

Atunci când o tranzacție atinge "Contract trimis", un al doilea flux de lucru se aprinde. Acesta utilizează nodul Docusign pentru a crea un nou envelope dintr-un șablon pre-construit cu trei părți, într-o anumită ordine de semnare:

1. ZebraByte representative signs first.

2. Customer representative signs second.

3. ZebraByte legal receives a copy.

Șablonul conținea trei documente, fiecare folosind document generation (o caracteristică Docusign care vă permite să definiți variabile în interiorul documentelor).

Acest lucru a fost mai bun. Nu mai deschideți Docusign, completați câmpurile unul câte unul, atașați manual documente.

Apoi am lovit primul zid.

Pentru a utiliza câmpurile doc-gen prin intermediul API, trebuie să faceți upgrade la un plan Docusign Enterprise. În plus, plătiți pentru jetoanele specifice consumate de fiecare dată când generați un document doc-gen.

Am găsit acest lucru în mod dificil: prima dată când am rulat nodul în producție, a eșuat. Noroc că am găsit orice mențiune a acestei cerințe în documentația Docusign. Mesajul de eroare nu v-a dat detalii.

Așa că am plătit, și a funcționat.

Phase 2: The Review Problem

Adevărata problemă nu era generarea de documente, ci schimbarea lor.

Un client dorește să revizuiască formularul de comandă. adăugați o precizie la MSA. Ajustați o clauză specifică afacerii lor.

Cereri rezonabile. dar în fluxul nostru de lucru? nici un proces pentru asta.

A trebuit să ștergem întreaga envelope, apoi să trimitem e-mailuri înainte și înapoi până când ambele părți au fost de acord cu modificările.

Dacă ați încercat vreodată să editați doc-gen documente de mână, știi.

Ne-am întors la un pătrat pentru fiecare afacere non-standard.

Phase 3: Google Docs to E-Signature, Fully Automated

Doc-gen a fost costisitor, greu de schimbat și blocat în aplicația Docusign.

Am migrat generarea de documente în Google Docs.

Cele trei documente șabloane trăiesc acum într-un folder dedicat Google Drive. Fiecare are variabile, același concept ca doc-gen, dar într-un instrument toată lumea știe deja cum să folosească.

Iată cum funcționează noul flux de lucru:

Când o afacere trece la „Revizuirea contractului”:

1. Fluxul de lucru creează un nou folder Google Drive, partajat cu clientul.

2. Cele trei documente șablon sunt copiate în acest folder.

3. Toate variabilele sunt înlocuite cu valori reale extrase din HubSpot.

Acum clientul poate comenta și sugera direct pe Google Docs. Întrebări despre o clauză? Lasă un comentariu. Trebuie să adaugi un document specific afacerii lor? Aruncă-l în folder.

Fără învelișuri șterse, fără lanțuri de e-mail, fără editări manuale pentru șabloane blocate.

Când totul este aliniat și tranzacția se mută la "Contract trimis":

1. Fluxul de lucru enumeră toate documentele din folderul clientului și le descarcă.

2. Creează un nou plic Docusign cu parametrii potriviți (semnarea comenzii, destinatarii).

3. Documentele descărcate sunt atașate la plic.

4. Pentru plasarea semnăturilor, folosim o ancoră de text ascunsă în documentele șablon și docusign. Anchor Tabs pentru a poziționa automat câmpurile de semnătură.

5. Cutia este trimisă.

Both parties sign. Done.

Ce am câștigat

Ciclul contractului a trecut de la „manual, fragil și blocat de fiecare cerere de revizuire” la „colaborare de auto-serviciu cu semnătură electronică automată la sfârșit”.

The key insight: separă documentul de editare de semnătură. Lăsați oamenii să colaboreze acolo unde oamenii sunt buni în colaborare (Google Docs).

A few specific wins:

• Recenzia clienților este fără fricțiune. Comentează pe un Google Doc, nu pe un PDF blocat în aplicația unui furnizor.

• Non-standard deals don't break the process. Aveți nevoie de un document suplimentar? Adăugați-l în folder. Fluxul de lucru îl ridică.

• No more doc-gen token costs. Google Docs este gratuit, iar proiectul Docusign a fost eliminat.

• Timpul intern pe contract a crescut de la ~20 minute la mai puțin de 2. Mutați o tranzacție în stadiul corect. Restul este automatizat. Nu mai există schimbări de context.

Ce ți-aș spune

Dacă construiți un flux de lucru contractual, iată ce am învățat:

1. Nu începeți cu instrumentul de semnătură electronică. Începeți cu locul în care trăiesc documentele și modul în care acestea sunt revizuite.

2. Docusign's API pricing is opaque. Doc-gen prin intermediul API necesită Enterprise și per-use token-uri. Buget în consecință, sau pentru a evita doc-gen în întregime. De asemenea, set-up-up o cheie API nu este o ușoară.

3. Google Docs ca strat de redactare a contractelor funcționează surprinzător de bine. Partajarea, comentarea, istoricul versiunilor, toate încorporate. clienții dvs. știu deja cum să o folosească.

4. Construiți pentru ciclul de revizuire, nu doar calea fericită. Majoritatea contractelor necesită cel puțin o rundă de back-and-forward. Dacă fluxul de lucru rupe la prima solicitare de revizuire, acesta nu este un flux de lucru.

Ce se întâmplă după ce contractul este semnat?

Dacă implementați un proces similar și vă luptați cu orice parte a acestuia, nu ezitați să vă conectați la LinkedIn. I'd be happy to help.