Document management
Vedeți cum se mișcă documentele platformei prin proiecte de versiuni, cvorumuri de aprobare, semnături electronice, publicare, arhivare și export PDF.
Documentele platformei sunt înregistrări controlate pentru politici, proceduri, rapoarte și alte materiale de conformitate.Un document are un ciclu de viață; versiunile sale păstrează conținutul și deciziile care au fost actuale la un moment dat.
stateDiagram-v2 state "Draft version" as draft state "Approval quorum" as review state "Published version" as published state "Signature requested" as signing [*] --> draft: Create a version draft --> review: Request approval review --> draft: Rejected review --> published: Approved and published draft --> published: Publish published --> signing: Request signatures signing --> published: Signed, cancelled, or voided published --> [*]: Superseded by a new version
Versions and publication
Section titled “Versions and publication”Editați lucrarea într-o versiune de proiect. Publishing creează versiunea destinată utilizării sau revizuirii. Documentele arhivate rămân parte din înregistrare, dar sunt eliminate din utilizarea activă. Evitați editarea unui document doar pentru a-i schimba istoricul de aprobare; creați o nouă versiune atunci când se schimbă conținutul controlat.
Approval quorums
Section titled “Approval quorums”Un cvorum de aprobare definește cine trebuie să decidă înainte ca un document să poată continua. Deciziile sunt înregistrate împotriva unei versiuni specifice, astfel încât revizuirile ulterioare să nu rescrie istoria unei aprobări anterioare.
Electronic signatures
Section titled “Electronic signatures”Cererile de semnătură aparțin, de asemenea, unei versiuni a documentului. O cerere poate fi completată, anulată sau anulată în funcție de starea sa.
Exporturi și dovezi
Secțiunea intitulată „Exporturi și dovezi”Documentele pot fi exportate ca PDF și legate la controale și măsuri. Un document controlat explică ce intenționează să facă organizația; dovezile demonstrează că o măsură a funcționat.
Accesul la proiectele, aprobările și semnăturile urmează autorizarea organizației. Utilizați jurnalul de audit atunci când investigați modificările la înregistrările controlate. Roles and permissions.